N?u t?t c? nh?ng g� b?n ?ang th?c hi?n v?i Excel ??u ch? l� trong c�c trang b?ng t�nh ??n gi?n th� b?n c� th? s? d?ng m?t s? c�i v� m?t chi?c b�t l�ng. S? c�i n�y s? kh�ng t�nh to�n t?t c? m?i th? cho b?n, nh?ng th?c s? c� r?t nhi?u c�ng c? c� gi� tr? s? gi�p b?n th?c hi?n nhi?u nhi?m v? kh�c nhau.
1. T?ng s? ph?. Khi b?n g?p ph?i h�ng t?p d? li?u ???c s?p ??t theo ng�y th�ng, n� s? r?t kh� cho vi?c xem ???c m?t c�ch t?ng th?. T�nh n?ng t?ng s? ph? c� trong Excel c� th? gi�p b?n kh?c ph?c ?i?u n�y. K�ch Subtotal tr�n ribbon (menu) Data trong Excel 2007 ho?c ch?n Subtotals t? Data trong Excel 2003. M?c ??nh n� s? cung c?p m?t t?ng s? ph? sum-type (ki?u t?ng) cho m?i m?t thay ??i di?n ra trong c?t [t?n c�ng b�n tr�i, nh?ng b?n c� th? ch?n l?y m?t c?t v� thao t�c m� b?n th�ch. Th?m ch� b?n c� th? t?o nhi?u t?ng s? ph?, c� th? cho th�ng, qu� ho?c n?m. M?t d?i b?ng n?m ? b�n tr�i s? cho ph�p b?n gi? b� m?t c�c d? li?u chi ti?t v� ch? cho xem c�c m?c kh�c c?a t?ng s? ph?.
2. T? ??ng ??nh d?ng c� ?i?u ki?n. ??nh d?ng c� ?i?u ki?n trong Excel 2003 l� ?i?u tr? ng?i. V?i Excel 2007, n� s? gi�p b?n ch? ra c�c m?u trong d? li?u v� s? d?ng r?t ??n gi?n. Ch? c?n ?�nh d?u m?t nh�m c�c � v� k�ch v�o Conditional Formatting tr�n ribbon Home. Khi ??a chu?t tr�n nh?ng l?a ch?n, b?n s? th?y preview c?a n� ngay l?p t?c. C� th? g�n cho m?i � m?t m�u ?? ph�n ?nh th? h?ng c?a n� trong to�n b? d?i c�c gi� tr?, th�m m?t thanh d? li?u trong su?t ph?n �nh gi� tr? c?a �? C�ch th?c ti?n h�nh n�y cho ph�p ??n gi?n h?n r?t nhi?u so v?i s? ph?c t?p trong h?p tho?i Conditional Formatting c?a Excel 2003.
3. B?ng ph�n t�ch (PivotTable). T�nh n?ng PivotTable c?a Excel cho ph�p b?n c� ???c s? ph�n t�ch d? li?u nhanh v� linh ho?t. B?n c� mu?n xem s? l?n m?i gi� tr? xu?t hi?n trong m?t c?t qu� d�i? H�y ?�nh d?u c?t ?�, k�ch v�o PivotTable tr�n tab Insert (trong Excel 2003, ch?n PivotTable t? menu Data), v� k�ch Finish. K�o tr??ng t�n ??u c?t v�o h?p Row Labels v� v�o h?p Values (trong Excel 2003, l� v�ng Drop Row Fields Here v� v�ng Drop Data Items Here). Ngay l?p t?c b?n s? c� ???c m?t danh s�ch ph�n lo?i c?a t?t c? c�c gi� tr? trong c?t, c�ng v?i s? l?n m?i gi� tr? n�y xu?t hi?n. ?� ch�nh l� b� quy?t c?a PivotTable.
4. Ki?m so�t t�i li?u (Document Inspector). C�c t�i li?u c?a Excel 2007 g?m c� nhi?u th�ng tin h?n so v?i c�c h�ng v� c?t d? li?u. Ch�ng c� th? ch?a nh?ng thay ??i ???c ?�nh d?u, c�c comment, c�c thu?c t�nh ri�ng,? ?? xem x�t d? li?u ?n trong t�i li?u Excel 2007, k�ch n�t Office ? tr�n c�ng b�n tr�i, tr? t?i Prepare v� k�ch Inspect Document. N� r?t gi?ng v?i Document Inspector trong Word, nh?ng thay v� t�m ki?m v?n b?n ?n n� t�m ki?m c�c h�ng v� c?t ?n, c�c trang b?ng t�nh ?n v� c�c ??i t??ng ?� ???c ??nh d?ng ?n. Excel 2003 kh�ng c� t�nh n?ng n�y. H?u h?t nh?ng g� n� c� th? th?c hi?n (kh�ng nhi?u) l� remove c�c th�ng tin c� nh�n t? c�c thu?c t�nh c?a file khi b?n l?u ch�ng.
5. Xem ng?t trang (Page Break Preview). Excel s? in trang b?ng t�nh c?a b?n b?ng c�ch s? d?ng nhi?u trang c?n thi?t ?? c� th? hi?n th? t?t c? d? li?u c? theo chi?u d?c v� ngang. N?u c?t cu?i c�ng kh�ng th�ch h?p th� vi?c in trang b?ng t�nh c� th? c?n g?p ?�i s? trang. Th?m ch� c�n l�ng ph� h?n n?u b?n b? c�c trang ?� in ?� v� th?c hi?n in l?i. ?? tr�nh ?i?u b?c m�nh n�y, h�y k�ch Page Break Preview tr�n ribbon View (trong Excel 2003 ch?n Page Break Preview t? menu View). L�c n�y khi b?n thay ??i k�ch th??c l?i c�c c?t, thay ??i c? ch? ho?c t?o c�c thay ??i layout kh�c, b?n s? ngay l?p t?c th?y hi?u ?ng v? ng?t trang. N� c?ng l� m?t c�ch nhanh ch�ng ?? t�m ra s? trang b?n s? ph?i in.
6. AutoSum. Sau khi ?� nh?p m?t s? s? h?ng v�o m?t c?t n�o ?� th� c� ??n ch�n trong m??i l?n b?n s? k?t th�c c?t b?ng m?t t?ng s?. Excel c� th? t�nh to�n d? d�ng t?ng c?a m?t h�ng ho?c m?t c?t. K�ch m?t � sau h�ng ho?c c?t v� k�ch n�t AutoSum t? ribbon Home trong Excel 2007 ho?c toolbar trong Excel 2003 (ho?c ??n gi?n c� th? nh?n Alt-=). Excel s? t�nh t?ng c?a h�ng ho?c c?t m?t c�ch t? ??ng. N?u b?n kh�ng mu?n t�nh t?ng n�y, h�y k�ch menu c?a n�t ?? ch?n c�c m?c average (trung b�nh), minimum (t?i thi?u), maximum (t?i ?a) hay c�c ch?c n?ng kh�c.
7. C�c b?ng v� danh s�ch (Excel lists/tables). Excel 2003 g?i ch�ng l� c�c danh s�ch c�n trong Excel 2007 l?i g?i l� c�c b?ng. D� ch�ng c� ???c g?i b?ng t�n n�o ?i ch?ng n?a th� t�nh n?ng n�y c?ng cho ph�p b?n c� th? ??nh ngh?a m?t d?i c�c �, ph�n lo?i, l?c, v� t�nh t?ng c?a c�c c?t m?t c�ch d? d�ng, b�n c?nh ?� c�n c� th? ch�n v� g?n th�m h�ng m� kh�ng c?n ?i?u ch?nh c�c c�ng th?c c?a b?n. Excel 2007 c?ng cung c?p r?t nhi?u c�c ki?u b?ng ???c ??nh ngh?a t? tr??c ?? t?o s? d? d�ng trong vi?c ??nh d?ng. Trong Excel 2003, b?n ?�nh d?u c�c � v� ch?n Data | Lists | Create List t? menu. Trong Excel 2007, k�ch Table tr�n ribbon Insert.
8. L?y d? li?u t? Web. B?n g?p m?t b?ng th?ng k� c�c d? li?u tr�n m?t trang Web n�o ?�; v� mu?n k�o ch�ng v�o Excel! K�ch From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, ch?n Data | Import External Data | New Web Query t? menu). Copy/paste ??a ch? trang web t? tr�nh duy?t web c?a b?n v�o h?p tho?i New Web Query. M?t bi?u t??ng h�nh m?i t�n s? xu?t hi?n b�n c?nh m?i b?ng m� Excel c� th? import; k�ch m?t ho?c m?t s? trong s? ?�, sau ?� k�ch n�t Import. Ngay l?p t?c d? li?u s? n?m trong b?n t�nh c?a b?n. N� c� tr?ng th�i b�n tr?c tuy?n ? h�y k�ch n�t Refresh Data trong thanh c�ng c? n?i (2003) ho?c n�t Refresh All trong ribbon Data (2007) ?? c?p nh?t trang b?ng t�nh c?a b?n v?i nh?ng d? li?u m?i nh?t.
(QTM)
Đăng nhận xét